隨著**平穩(wěn)，各企業(yè)的差旅活動開始恢復(fù)了正常。在新一輪的差旅管理過程中，有許多問題困擾著行政人：

特殊時期，怎么管控差旅風險，保障出行員工安全？

如何降低差旅成本？

怎么平衡員工體驗？

我們根據(jù)大家**關(guān)心的幾個問題，采訪了行業(yè)內(nèi)的大咖們。來聽聽他們給出的差旅管理實用小建議！

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**下，差旅風險管控怎么做？

雖然國內(nèi)**已經(jīng)**平緩，但風險仍在；與此同時，國外還處在**的前期階段，危險程度更高。在這樣的環(huán)境下，如何保障出行員工安全成為大家**為關(guān)心的問題。

作為行政人員，我們要怎么做？大咖們給出了以下建議：

? 出差前：

①、設(shè)置**及非**兩套事先審批規(guī)則，根據(jù)情況隨時調(diào)整；

②、能遠程不出差，必要性出差應(yīng)提前向行政部報備；

③、行**助員工事先了解出差地，目的地的**防控政策、交通、住宿和所需提供檢驗證明等；

④、若經(jīng)行地涉及疫區(qū)，需要將相關(guān)防疫政策通知到副總級以上高管（因相關(guān)條款中涉及四方責任，老板有知情和評估權(quán)）

⑤、如評估后不得不出行，行政應(yīng)將防疫安全等告知員工，留下應(yīng)急通知電話，并同步HR此出行（可能涉及隔離期等）。

? 出差中：

① 在出差過程中，行政人員督促員工登記整個出差過程的活動軌跡；

② 監(jiān)督員工匯報每日健康情況；

③ **期間為減低風險，不鼓勵出差員工合住。

? 出差后：

① 若員工出差途徑或去過疫區(qū)，返回后應(yīng)盡量在家里遠程辦公7-14天，隔離觀察。

② 核對員工行程軌跡，檢查體溫等健康狀況。

2

如何通過制度，來控制差旅成本？

成本控制一直是差旅管理的**問題，而合理的制度是控制成本的有效方式。

首先是管理制度

行政可以根據(jù)自己公司的實際情況，從差旅標準、購買時間、預(yù)算劃分等多個方面建立一套完整的差旅管理制度。

① 嚴格差旅等級管控，不同級別的人員給出不同的差旅預(yù)算；

② 根據(jù)不同出差地點，制定預(yù)算標準。尤其是酒店標準，高了浪費、太低則無法滿足需求，普通員工400-450元（按照熱門城市和非熱門城市來）是非常合適的；

③ 在預(yù)算上，差旅預(yù)算不要作為行政總預(yù)算，而是歸于各部門自己的預(yù)算中單獨考核。這樣可以按人頭限價，由部門內(nèi)自行調(diào)控；

④ 購票時間是影響差旅成本的重要因素，因此行政可以制定購票時間要求。如：緊急情況下應(yīng)購買4小時內(nèi)低價的機票、非特殊情況則需要乘坐非上班期間的航班（9：30之前，18：30之后），同時需要預(yù)定2小時內(nèi)較低；

⑤ 企業(yè)不放開員工自行預(yù)定機票的通道，由專門的機票預(yù)定人員來對接預(yù)定服務(wù)，這樣可以嚴格按照公司各項預(yù)定要求來。

其次，是從審批制度上控制成本

① 設(shè)立審批流程，員工出差前需發(fā)起審批。

② 在審批預(yù)算環(huán)節(jié)設(shè)置超標駁回，其他所有導(dǎo)致費用額外增長的節(jié)點也都需事先審批，如行程、日期、人員變更等。

③ 所有因公差旅產(chǎn)生的費用，在實際出行后再進行報銷或結(jié)算。

3

怎么避免因員工退改簽導(dǎo)致的額外支出？

出差行程中，退改簽情況不可避免，但如果能降低發(fā)生比例，差旅成本就可以進一步得到控制。在這里，行政人可以：

①、通過數(shù)據(jù)與調(diào)研了解原因。

每月底整理統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解員工臨時改簽、取消行程的原因。是主觀原因還是被動因素（比如航班取消、延誤等）；

②、按照分析結(jié)果制定一定的策略方案。

如果是被動因素，則要提醒員工提前預(yù)判，關(guān)注天氣情況、航班準點率、提前確認出差行程、預(yù)約客戶時間等；

如果是主觀原因，一方面行政要制定一定的管理規(guī)則，另一方面可以通過激勵機制來降低改簽或取消率，比如評選季度差旅節(jié)約小標兵等。

4

企業(yè)怎么才能購買到更便宜的差旅機票？

購買更便宜的機票是每一個企業(yè)的差旅追求。行政人可以從以下角度入手：

① 選擇低價時間段購入，善用第三方平臺

a. 機票要提**-7天預(yù)定，且避開上午查機票。每天下午預(yù)定的人數(shù)相對較少，價格較便宜。

b. 使用差旅平臺，通過比選差旅平臺進行系統(tǒng)管控。比如預(yù)定時間低價損失控制，系統(tǒng)自動比選同一時段低價票等。

c. 如果你司差旅需求量大，可借助平臺直接與航司簽署優(yōu)惠價，可同時享受會員優(yōu)惠。但這個方法有一定的門檻，不適用于需求量小的情況。

② 通過活動強化意識，激勵員工

a. 在公司內(nèi)部不斷宣貫提前7天（這個根據(jù)己司情況來設(shè)置，有的公司是4天）預(yù)定機票的要求；

b. 在做數(shù)據(jù)分析時，把提前7天預(yù)定機票比例比較高的5個部門名稱列出來進行表揚，并給與一定福利獎勵；

c. 把沒有提前4天預(yù)定機票比例比較高的3個部門名稱進行公示。其中，一些特殊部門，比如長期無法提前預(yù)判出差的，不作為評估對象。

5

在平衡差旅成本和員工體驗感中，行政可以怎么做？

既要少花錢，還要讓員工有相對好的體驗，這需要格外「用心」。行政可以在流程等方面提升體驗，讓員工得到便利和關(guān)懷。

① 無須員工墊付，可以用集采方式供應(yīng)商墊資或企業(yè)結(jié)賬（包括機票，酒店，打車等）；

② 精簡報銷審批流程，減少員工報銷時間；

② 差旅優(yōu)惠輻射員工親屬，增強員工歸屬感；

④ 提升差旅溫度：員工入駐公司協(xié)議酒店后，在入住房間內(nèi)放置特色物件或問候信，讓員工感受到企業(yè)的關(guān)懷；

⑤ 增設(shè)員工差旅反饋通道，收集意見建議，盡量滿足員工；

⑥ 非**時期，鼓勵同性別員工合住，不發(fā)生住宿費時，員工可拿補貼。

***的差旅管控，不僅要對成本比例進行高效控制，同時也要提升員工滿意度。

對于行政來說，對工作流程的提升、平臺供應(yīng)商的甄選管理、數(shù)據(jù)化分析也在管理中變得越來越重要。

如何平衡成本和員工體驗，優(yōu)化差旅管理，或許會成為一個永恒的話題，需要行政人不斷探索改進！

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天泰商旅

深圳市天泰網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司致力于航空出行領(lǐng)域的企業(yè)差旅管理服務(wù)、政企機票采購和電子客票零售業(yè)務(wù)，年銷售額過130億元，擁有全國超1000家企業(yè)差旅管理實施的豐富經(jīng)驗。